Rendezvény útbaigazító tábláinak vizuális rendszere
A rendezvény résztvevője gyakran először jár a helyszínen. Az érkezéstől a regisztrációig, majd a termek és szolgáltatások között kell eligazodnia. Az útbaigazító rendszer feladata, hogy a döntési pontokon érthető választ adjon. A grafikai terv ezért a helyszíni útvonalak megismerésével kezdődjön, a szervezők és a helyszín felelősének bevonásával.
A résztvevő útját először járd végig
Indulj onnan, ahonnan a vendégek érkeznek, és haladj a program fontos pontjai felé. Jegyezd fel, hol kell irányt választani, melyik ajtó félreérthető és honnan látszik egy tábla. A helyszínt ismerő szervező könnyen kihagyhat olyan információt, amely az új látogatónak szükséges. Ezért hasznos egy külső szemlélővel is végigmenni az útvonalon.
Egy elképzelt konferencián több szinten futnak a szekciók. A regisztráció után a résztvevőnek tudnia kell, merre találja a következő termet, és a szintváltás után megerősítést is kaphat a megfelelő irányról. Az útbaigazítás a teljes utat kísérje végig, ne csak a végső ajtón szerepeljen a terem neve.
A megnevezések minden felületen egyezzenek
A program, a térkép és a táblák ugyanazokat a teremneveket használják. Ha a helyszínen más név szerepel, mint az esemény programjában, előre döntsétek el a kapcsolódás jelölését. A szervezők és segítők is ugyanazt a szóhasználatot alkalmazzák. Így a szóbeli útbaigazítás és a látható rendszer kölcsönösen támogatja egymást a helyszínen.
A grafikus kapjon végleges névlistát, valamint a táblák rendeltetését és helyét. A nyilak irányát a tényleges felszerelési helyzethez kell megadni. Egy ugyanazzal a tartalommal, másik falra kerülő tábla eltérő irányjelzést igényelhet. A fájlok elnevezése ezért az elhelyezést is azonosítsa, hogy a kivitelezésnél ne lehessen könnyen összekeverni a változatokat.
A vizuális rendszer a gyors felismerést segítse
A táblákon legyen következetes a címek, irányjelzések és kiegészítő adatok rendje. A fő célpont kapjon jól felismerhető helyet. A szín használható csoportosításra, de a szöveges megnevezés maradjon egyértelmű, hogy a résztvevő több támpontból is azonosítani tudja a keresett pontot. Az ikon csak akkor segít, ha a közönség érti a jelentését.
A méretet és az olvashatóságot a távolság és az elhelyezés alapján ellenőrizzétek. A tábla előtt álló sor vagy berendezési tárgy eltakarhatja a fontos részeket. A helyszíni bejárás fotói és méretei segítik a grafikai munkát. A meglévő helyszíni és biztonsági jelzésekkel való együttélést a helyszín illetékesével egyeztessétek, hogy a rendezvénygrafika ne zavarja azok használatát.
A kihelyezést ellenőrzési útvonal zárja le
Készíts táblalistát, amelyben minden elemhez szerepel a hely, az irány és a tartalom. A kihelyező ebből dolgozzon, majd a nyitás előtt járjátok végig újra a résztvevő útját. Ellenőrizzétek, hogy a jelzés a megfelelő pontról olvasható, és a következő döntési helyzetnél is van folytatás. A hibás irányt még a vendégek érkezése előtt javítsátok.
A változó programhoz legyen kijelölt módosítási rend. Teremcsere esetén a programtábla, az ajtójelzés és a köztes útbaigazítás is érintett lehet. A frissítést egy felelős koordinálja, és tájékoztassa a segítőket. A régi táblát vegyétek ki a használatból, hogy két eltérő információ ne maradjon egyszerre látható ugyanazon az útvonalon.
Az esemény közben gyűjtsétek a visszatérő eligazodási kérdéseket. Ha sokan ugyanott akadnak el, a jelzés helye vagy tartalma felülvizsgálható. A tapasztalatot rögzítsétek a táblalistán, lehetőleg helyszíni fotóval együtt. A következő rendezvény tervezője ebből pontosabban látja, mely ponton volt szükség kiegészítő információra a résztvevők számára.