Rendezvénytájékoztatás az első bejárattól a megfelelő teremig
A vendég érkezéskor gyakran egyszerre keresi a bejáratot, a regisztrációt és a következő program helyét. A rendezvény tájékoztatása akkor használható, ha ezekre a kérdésekre ott ad választ, ahol a döntést meg kell hozni. Egy szép alaprajz csak az egyik eleme ennek.
Tervezés előtt járd végig az útvonalat olyan szemmel, mintha először érkeznél a helyszínre. Írd fel az elágazásokat és a bizonytalan pontokat. A szükséges feliratok és szervezői segítség helyét ezek alapján jelöld ki az alaprajzon.
A helyeknek minden felületen azonos neve legyen
Válassz következetes megnevezést a termekhez, pultokhoz és programhelyszínekhez. A meghívó, a programfüzet, a táblák és a szervezők szóhasználata is ezt kövesse. A helyszín belső neve és a vendégeknek mutatott elnevezés közötti eltérést előre tisztázd.
Ha például a programban „Műhelyterem” szerepel, a bejáratán is ezt a nevet használjátok. A puszta teremszám mellé kerülhet rövid funkció vagy programcím, amennyiben segíti az eligazodást. Egy későbbi teremcsere esetén ugyanazt az információt minden érintett felületen módosítani kell. A változtatásnak ezért legyen felelőse és ellenőrzési sora.
A felirat a döntési pont elé kerüljön
A táblát ott helyezd el, ahol a vendégnek irányt kell választania, még mielőtt rossz folyosóra fordulna. A kihelyezést a helyszín felelősével egyeztesd. Ellenőrizzétek, hogy a nyíl a tényleges közlekedési irányt mutatja, és a feliratot nem takarja el nyitott ajtó, dekoráció vagy kialakuló sor.
A szöveg legyen rövid és egyértelmű. Egy irányjelzőn a cél és az irány a lényeges, a részletes programnak külön felület is készülhet. A fontos információt ne csak színkülönbség hordozza: a terem neve vagy azonosítója írásban is jelenjen meg. A méretet a tényleges olvasási távolságban próbáljátok ki.
Az érkezéshez szükséges információ indulás előtt érkezzen
A meghívott előre kapja meg a pontos címet, a használható bejáratot és az érkezéssel kapcsolatos egyeztetett tudnivalókat. Ha több rendezvény zajlik ugyanabban az épületben, a saját esemény azonosítása különösen fontos. A helyszíni felirat ugyanazt az eseménynevet mutassa, mint a meghívó.
A hozzáféréssel kapcsolatos kérdésekhez adj elérhető kapcsolattartót. A különböző résztvevői igényekre a helyszínnel közösen keress ténylegesen használható útvonalat. A vendég tudja, hol kérhet segítséget érkezéskor. A tájékoztatóba csak ellenőrzött helyszíni információ kerüljön, és jelezd, ha valamelyik megközelítési lehetőséget külön kell előre egyeztetni.
Próbáljátok végig a teljes vendégutat
Kérj meg valakit, aki nem vett részt a tervezésben, hogy a meghívó alapján találja meg a regisztrációt és egy kiválasztott termet. Kísérd figyelemmel, hol áll meg, hol kérdez, és melyik feliratot veszi észre. A próba alatt először a saját tájékozódására hagyatkozzon.
Az elakadásokból készíts javítási listát. Lehet, hogy az elnevezés pontatlan, egy tábla túl későn látható, vagy a programból hiányzik az emelet. A változtatás után ugyanazt az útvonalat újra ellenőrizzétek. A vendégforgalom várható iránya és a sorok helye a végleges próbában is szerepeljen.
A szervezők ugyanazt a választ adják
A vendégekkel találkozó kollégák kapják meg az aktuális alaprajzot és a programot. A tájékoztatási pont tudja, ki dönthet teremcseréről, és hogyan érkezik hozzá a frissítés. A szóbeli útbaigazítás a kihelyezett jelölésekkel egyezzen meg.
A rendezvény után gyűjtsd össze a visszatérő tájékozódási kérdéseket. Ezekből kiderül, hol maradt hiányos az információ. A következő alkalommal a javított útvonalat és megnevezéseket használd kiindulópontként, az új helyszíni körülmények ellenőrzésével.