Videótár rendszerezése az értékesítői csapatnak

Az értékesítőnek általában egy konkrét ügyfélkérdéshez kell videót találnia. Ha a mappa csak forgatási dátumok és belső fájlnevek szerint rendezett, a keresés sok külön egyeztetést igényelhet. A videótár szerkezetét ezért a felhasználási helyzetekhez érdemes igazítani.

Indulj abból, mikor küldenek a kollégák videót az ügyfélnek. Lehet ez első tájékozódás, termékválasztás, egy folyamat tisztázása vagy a következő találkozó előkészítése. Az anyagok akkor használhatók könnyen, ha a csapat gyorsan felismeri, melyik videó melyik helyzetben segít.

Az ügyfélkérdés legyen a rendezés egyik alapja

A videókat a témájuk mellett a megválaszolt kérdés szerint is írd le. A „bemutatkozó film” cím önmagában kevés ahhoz, hogy valaki eldöntse, mikor küldje el. Egy rövid használati megjegyzés jelezheti például, hogy az anyag az együttműködés indulását és az első egyeztetés menetét mutatja be.

Az értékesítőkkel együtt alakítsátok ki a fő csoportokat. A túl sok kategória nehezítheti a keresést, ezért a gyakran előforduló ügyfélhelyzeteket válasszátok ki. Egy videó több kérdéshez is kapcsolódhat; ezt a nyilvántartásban jelölni lehet anélkül, hogy több, egymástól eltérő másolatot kellene fenntartani.

Minden videóhoz tartozzon rövid használati leírás

A cím mellett szerepeljen a téma, a nyelv, a célközönség és a megnyitáshoz használható hivatkozás. Jelezd, milyen előismeretre épít az anyag, és melyik következő lépéshez ad segítséget. A leírás néhány pontos mondatból is állhat, ha megválaszolja a kolléga döntési kérdését.

Egy elképzelt termékbeállítási videónál például fontos lehet, melyik termékváltozatról szól és milyen folyamatot mutat be. Ha az ügyfél másik változatot használ, ezt a különbséget már a kereséskor látni kell. A videóhoz kapcsolódó dokumentum vagy további útmutató elérési helye is ugyanitt szerepelhet.

A használható változat különüljön el a munkafájloktól

Az értékesítők olyan gyűjteményből válasszanak, amelyben az ügyfélnek továbbadható, jóváhagyott anyagok vannak. A szerkesztési próbák és a korábbi verziók külön archívumban maradhatnak. A közzétehető állapotnak legyen felelőse és visszakereshető jóváhagyása.

Ha egy videó módosul, a nyilvántartás és a hivatkozások kezelése is legyen egyeztetett. A kolléga tudja, melyik kiadás az aktuális, és mi változott benne. Külön figyeljetek az időponthoz, termékverzióhoz vagy ajánlathoz kötött állításokra. A régi anyag használhatóságát az érintett tartalom felelőse ellenőrizze.

A megosztást címzetti helyzetben próbáljátok ki

A könyvtárban működő belső hivatkozás nem feltétlenül használható az ügyfélnél. A megosztás módját a tartalom és a hozzáférési igény alapján egyeztessétek. A kolléga tudja, melyik link küldhető tovább és milyen ellenőrzés szükséges az adott helyzetben.

A videó mellé készülhet rövid levélvázlat, amely megnevezi, mire ad választ az anyag. Ezt az értékesítő a konkrét beszélgetéshez igazítsa. A címzettnek legyen világos, miért kapta a videót, melyik rész lehet számára hasznos, és hogyan tud visszakérdezni. A gyűjtemény így a kapcsolattartást is támogatja.

A hiányzó témák a használat során derüljenek ki

Kérd meg a kollégákat, jelezzék, ha egy gyakori kérdéshez nem találnak megfelelő videót. A kérések mellé kerüljenek valós ügyfélhelyzetek. Ezekből prioritási lista készülhet a következő gyártáshoz, a puszta ötletgyűjtésnél pontosabb alappal.

Rendszeresen nézzétek át a használati leírásokat és a megnyitható hivatkozásokat. A ritkán használt anyagnál vizsgáljátok meg, továbbra is releváns-e a témája, megtalálható-e a megfelelő helyen, és a csapat tud-e róla. A videótár karbantartása a gyártott tartalmak későbbi használhatóságát őrzi meg.