Rendezvény utáni kapcsolattartás használható anyagokkal

A rendezvény utáni üzenet jó alkalom arra, hogy a résztvevő megkapja az ígért anyagokat és választ találjon a nyitva maradt kérdéseire. A levél tartalmát ezért már az esemény előtt érdemes megtervezni. Így a színpadon elhangzó vállalásokhoz valóban lesz felelős és elkészülő eredmény.

A kapcsolattartás kiindulópontja az legyen, milyen programon vett részt a címzett és milyen folytatásra számít. A köszönőmondat után gyorsan derüljön ki, mit talál az üzenetben, hol éri el az anyagokat, és kell-e valamit tennie.

Az esemény közben gyűjtsd az ígéreteket

Jelölj ki valakit, aki feljegyzi az előadók és a szervezők későbbi vállalásait. Ide kerülhet egy bemutató elérési helye, egy megválaszolandó kérdés vagy egy kiegészítő segédanyag. Minden tételhez írd oda, kitől érkezik az anyag és mikorra várható.

A nyitott kérdéseket témák szerint rendezd. Ha ugyanaz többször előkerül, egy közös válasz hasznos lehet a résztvevőknek. Az egyedi egyeztetést igénylő ügyet külön kezeljétek a megfelelő kapcsolattartóval. A levélben csak olyan anyagot ígérj biztosra, amelynek az elkészítését a felelős visszaigazolta, és amelynek a megosztása egyeztetett.

A köszönőlevél a megtörtént programhoz kapcsolódjon

A tárgy és a nyitás azonosítsa az eseményt. A köszönet lehet rövid és konkrét: utalhat a részvételre, a kérdésekre vagy a közös munkára. A következő bekezdésben már az ígért tartalomhoz vezesd az olvasót. A címzettnek ne kelljen hosszú általános beszámolón áthaladnia a keresett hivatkozásig.

Egy elképzelt szakmai workshop után például a közösen használt feladatlap és a bemutatott minták lehetnek a legfontosabbak. Egy konferencia esetében az előadások külön elérési helye segítheti a keresést. A felsorolásban világos címeket használj, hogy a résztvevő gyorsan kiválaszthassa azt, ami az ő munkájához kapcsolódik.

Az anyagokat címzetti nézetből ellenőrizd

A hivatkozások ne csak a szervező saját hozzáférésével működjenek. Próbáljátok ki a megnyitást olyan nézetből, amely megfelel a címzett helyzetének. Ellenőrizzétek a fájlneveket, a végleges változatot és a megosztás egyeztetett feltételeit. Ha valamelyik anyag csak később érkezik, ezt külön jelezzétek.

A fotógaléria, a felvétel és a prezentáció különböző ellenőrzést igényelhet. A szereplők neve, a képaláírás és az előadócím legyen pontos. A kapcsolódó anyagban maradt belső megjegyzés vagy munkaváltozat még küldés előtt javítható. Az átadást végző kolléga egy rövid listán jelölje, melyik elem ellenőrzése készült el.

A folytatás illeszkedjen a résztvevő helyzetéhez

Válassz egy jól érthető következő lépést. Lehet ez a tapasztalatok megosztása, egy további kérdés beküldése vagy egy kapcsolódó program megismerése. Ha személyes egyeztetést kínáltok, írd le, milyen témában és hogyan lehet jelezni az érdeklődést. Az eseményhez kapcsolódó kommunikáció az előre tisztázott kapcsolattartási kereteket kövesse.

A visszajelzést kérő kérdések legyenek könnyen megválaszolhatók. Kérdezhetsz arról, melyik rész volt használható, mi maradt tisztázatlan, és mire lenne még szükség. Az üzenetben ne versenyezzen túl sok külön felhívás. Ha többféle címzetti helyzet van, a tartalmat ezek szerint is el lehet különíteni.

A válaszoknak is legyen gazdája

A levél kiküldése után legyen kijelölt személy, aki követi a beérkező kérdéseket és továbbítja őket az illetékesnek. A megválaszolatlan ügyek külön listán maradjanak. A személyes beszélgetést kérő résztvevő tudja, kitől és milyen folytatásra számíthat.

Az utókövetés végén nézd meg, milyen témákra érkezett tényleges reakció. Ezek segíthetnek a következő esemény programjában vagy egy új segédanyag elkészítésében. A tapasztalatot az esemény céljához és a résztvevők kérdéseihez kösd, a puszta levélküldési darabszám helyett.